Кадровое делопроизводство для «Аллегри»: оформление сотрудников при быстром росте
Клиент: ПК «Аллегри» — разработка и собственное производство крепёжных систем для аудиовизуального оборудования: кронштейны, рамы для светодиодных видеостен, стойки для видеоконференцсвязи, телекоммуникационные шкафы, моторизованные крепления. Производство в индустриальном парке «Коледино» в Подольске; по данным компании, изготовление от одного дня.
Услуга: аутсорсинг кадрового делопроизводства.
Срок проекта: 4 недели на запуск, далее постоянное сопровождение.
Численность: 140 сотрудников; за полтора года штат вырос более чем вдвое.
Результат по данным проекта: выстроен процесс приёма с понятными сроками и ответственными. Новые сотрудники оформляются до допуска к работе, по девяти договорам подряда с признаками трудовых отношений проведено оформление в штат.
Сначала работа, потом бумаги
«Аллегри» быстро росла: запустила новые направления, вышла на маркетплейсы, добавила мебельное производство. Цехам нужны были сварщики, слесари, маляры и сборщики, инженерным направлениям — конструкторы. Людей принимали быстро, потому что заказы ждать не могли.
Кадровый учёт вела одна сотрудница, совмещавшая его с офис-менеджментом. При штате около 60 человек такая организация работы справлялась с нагрузкой. Когда штат превысил 120, документы стали оформляться после выхода: человек приступал к работе в понедельник, а договор подписывал через неделю. Часть новых исполнителей работала по договорам подряда.
Центральная идея проекта: в растущей компании приём нужно выстроить как процесс с чек-листом, сроками и ответственными, чтобы увеличение штата не сопровождалось накоплением ошибок в документах.
Как мы устроили работу
Экспресс-аудит охватил личные дела работников, принятых за последние полтора года, и все договоры подряда с физическими лицами.
Затем с руководителями цехов описали путь от заявки на вакансию до допуска нового сотрудника к работе: кто передаёт данные кандидата, какие документы готовятся заранее, когда происходит ознакомление и подписание, кто организует инструктажи. Процесс уложили в чек-лист на одну страницу.
После запуска взяли на себя ведение кадрового учёта, а сотрудница, которая раньше совмещала функции, сосредоточилась на офисных задачах.
Подробнее о таком разделении работы — в материале о преимуществах кадрового аутсорсинга.
Сложности и решения
1. Договоры после фактического выхода. Ввели внутренний срок: руководитель цеха передаёт данные кандидата не позднее чем за день до выхода, кадровые документы готовятся заранее, а оформление проверяют до допуска к работе. Это стандарт организации процесса, а не основание игнорировать последствия прежних задержек.
2. Подряд при постоянной работе в цехе. Девять человек выполняли постоянные функции по графику и подчинялись мастеру, хотя были оформлены по договорам подряда. Выявленные признаки трудовых отношений разобрали с руководством и провели оформление этих людей в штат. По данным проекта, конфликтов при переоформлении не возникло.
3. Инструкции для новых профессий. С расширением производства появились должности без актуального описания задач. Недостающие инструкции разработали вместе с руководителями направлений, чтобы согласовать функции, ответственность и требования к работе.
4. Штатное расписание не отражало структуру. Выявили должности, отсутствовавшие в расписании, и превышение количества штатных единиц. Расписание привели в соответствие с утверждённой структурой. Для новых ролей установили порядок: сначала согласовать должность и численность, затем открывать вакансию.
5. Окончание испытания никто не отслеживал. Настроили напоминание руководителю за неделю до установленной даты окончания. Оно помогает вовремя собрать результаты работы и согласовать дальнейшие действия с кадровым специалистом. Само напоминание не заменяет профессиональную оценку и необходимые документы.
Час с HR-директором бесплатно
Продуктивный разговор о найме с HR-директором A2. Только для компаний от 20 сотрудников
Аналитика проекта
Что показал аудит
| Выявленное расхождение | Количество |
|---|---|
| Трудовой договор подписан позже трёх рабочих дней после выхода | 27 |
| Договоры подряда с признаками трудовых отношений | 9 |
| Должности без должностных инструкций | 14 |
| Работники на должностях вне штатного расписания | 11 |
| Нет отметок об ознакомлении с локальными актами | 46 |
Строки относятся к разным единицам учёта и могут пересекаться: это не сумма отдельных работников с расхождениями.
Процесс приёма — по данным проекта
| Показатель | До проекта | После проекта |
|---|---|---|
| Работников, оформленных до первого рабочего дня | 31% | 100% |
| Среднее время от выхода до подписания договора | 6 дней | 0 дней |
| Работников, у которых отслеживается конец испытательного срока | нет | 100% |
Показатель оформления относится к новым приёмам после запуска процесса. Контроль испытания применяется к сотрудникам, которым оно установлено.
Рост компании
| Период | Численность |
|---|---|
| Полтора года назад | 62 |
| Год назад | 94 |
| Начало проекта | 131 |
| Сейчас | 140 |
Численность выросла более чем вдвое, а кадровая функция долго оставалась на одном человеке, совмещавшем её с другими задачами. Процесс, который подходил небольшой компании, перестал выдерживать новый объём операций.
Что в итоге
За четыре недели «Аллегри» получила процесс приёма, актуальное штатное расписание и инструкции по должностям. По данным проекта, девять исполнителей с признаками трудовых отношений оформлены в штат, а для новых приёмов действует предварительная подготовка документов и проверка оформления до выхода в цех.
Главный вывод: кадровый учёт нужно масштабировать вместе с производством. Важны не только дополнительные ресурсы, но и распределение ответственности: кто сообщает о новом сотруднике, кто готовит документы и кто проверяет готовность к выходу. Это часть общей системы управления персоналом.
И второе. Если по договору подряда человек постоянно работает по графику и под управлением мастера, форму отношений нужно оценить до накопления расхождений. Название договора само по себе не определяет фактическую организацию работы.
Если компания растёт быстрее, чем успевают оформляться документы, напишите нам. Возьмём кадровое делопроизводство на аутсорсинг и выстроим процесс приёма.
