Кейс ССК Ритейл: компания перестала быть микропредприятием и не заметила этого
Клиент: ООО «ССК Ритейл» — импорт и оптовая продажа кокосовой продукции с 2013 года: кокосовое масло, кокосовое молоко, сухое молоко, мука, сахар, стружка. Прямые поставки из Вьетнама, Индонезии и Малайзии, склад класса А в Домодедово, продажи по России и странам ЕАЭС.
Услуга: аутсорсинг кадрового делопроизводства
Срок проекта: 3 недели на подготовку документов, далее постоянное сопровождение по тарифу «Система»
Численность: 23 сотрудника
Результат: разработаны обязательные локальные акты, трудовые договоры переоформлены, компания прошла проверку трудовой инспекции без нарушений
Типовой договор, который перестал работать
Много лет «ССК Ритейл» была небольшой командой: менеджеры по продажам, логист, бухгалтер, кладовщики. Компания относилась к микропредприятиям, и кадровый учёт был устроен просто: типовые трудовые договоры без локальных нормативных актов. Для микропредприятия закон это разрешает.
Потом компания выросла. Добавились менеджеры по работе с маркетплейсами, второй склад, сотрудники по экспорту. Численность три года подряд держалась выше порога микропредприятия, в реестре МСП компания стала малым предприятием и утратила право работать без локальных актов. Но в кадрах ничего не поменялось: бухгалтер по-прежнему оформляла людей по старым типовым договорам.
Узнали об этом, когда пришло уведомление о плановой проверке трудовой инспекции.
Центральная идея проекта: кадровый учёт малой компании нужно пересматривать при каждом изменении её статуса, потому что правила, законные вчера, сегодня могут стать нарушением.
Как мы устроили работу
До проверки оставалось три недели. Мы провели экспресс-аудит за два дня: проверили все личные дела, трудовые договоры, приказы, график отпусков и наличие обязательных документов. По итогам составили карту рисков с приоритетами: что исправить до проверки обязательно, что желательно, что можно сделать позже.
Затем разработали обязательные локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных. Переоформили трудовые договоры с учётом новых актов и провели ознакомление всех работников.
К проверке подготовили папку документов, а на саму проверку наш специалист приехал вместе с директором.
Сложности и решения
1. Утраченный статус. Типовые договоры, которые законно использовались микропредприятием, после утраты статуса не заменяют локальные акты. Мы разработали необходимые акты и в установленный срок перевели работников на договоры, которые ссылаются на них.
2. Нет графика отпусков. Отпуска согласовывали по договорённости, а график не утверждался. Мы составили график на текущий год по фактическим планам работников и ввели порядок его утверждения на следующий год.
3. Персональные данные. Компания обрабатывает персональные данные работников и клиентов, но положения и согласий не было. Мы разработали положение о защите персональных данных работников и собрали согласия.
4. Кладовщики на складе в Домодедово. Склад работает по своему графику, отличному от офиса. Мы закрепили этот режим в правилах внутреннего трудового распорядка и в договорах кладовщиков.
5. Три недели до проверки. Сроки были жёсткими. Мы разделили работу по приоритетам и в первую очередь закрыли то, что инспектор проверяет всегда: договоры, локальные акты, ознакомления, график отпусков, расчётные листки.
Час с HR-директором бесплатно
Продуктивный разговор о найме с HR-директором A2. Только для компаний от 20 сотрудников
Аналитика проекта
Численность и статус
| Период | Численность | Статус |
|---|---|---|
| Четыре года назад | 11 | Микропредприятие |
| Три года назад | 16 | Численность выше порога, статус сохраняется |
| Два года назад | 19 | Численность выше порога, статус сохраняется |
| Прошлый год | 21 | Статус в реестре МСП сменился на малое предприятие |
| Начало проекта | 23 | Малое предприятие |
Что нашли при аудите
| Пробел | Статус к проверке |
|---|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка | Разработаны, все ознакомлены |
| Положение об оплате труда | Разработано |
| Положение о защите персональных данных | Разработано, согласия собраны |
| График отпусков | Утверждён |
| Трудовые договоры на старых типовых формах | 23 из 23 переоформлены |
| Форма расчётного листка | Утверждена |
Проверка трудовой инспекции
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Нарушений, найденных при аудите до проверки | 14 |
| Нарушений, устранённых к проверке | 14 |
| Нарушений по итогам проверки | 0 |
Первая таблица показывает момент, который компания пропустила. Статус сменился больше года назад, и всё это время кадровые документы не соответствовали закону. Никакого умысла в этом не было: просто никто не следил за тем, что статус компании меняет кадровые обязанности.
Что в итоге
За 3 недели «ССК Ритейл» получила полный набор обязательных локальных актов, переоформленные трудовые договоры, утверждённый график отпусков и положение о персональных данных. Проверка трудовой инспекции прошла без нарушений. Дальше кадровый учёт ведём мы по тарифу «Система»: компания платит фиксированную сумму и не держит в штате отдельного кадровика.
Главный вывод: для малой компании самый опасный момент в кадровом учёте не нарушение, а рост. Правила, которые законно работали для команды из десяти человек, могут стать нарушением, когда в команде двадцать.
И второе. Три недели до проверки достаточно, если начать с аудита и закрывать риски по приоритету, а не пытаться переделать всё сразу.
Если ваша компания выросла, а кадровые документы остались прежними, напишите нам.
Возьмём кадровое делопроизводство на аутсорсинг и проведём бесплатный экспресс-аудит.
