Кейс «САЛАИР»: как вручить повестку водителю, который в рейсе
Клиент: ООО «САЛАИР» — федеральная транспортная компания: автомобильные, железнодорожные и мультимодальные перевозки, проектные и сборные грузы, международная логистика. Собственный парк из 50 машин, более 200 регулярных направлений, работает с 2011 года.
Услуга: ведение воинского учёта на аутсорсинге
Срок проекта: 3 недели на проверку и восстановление учёта, далее постоянное ведение
Численность: 118 сотрудников, из них 62 водителя
Результат: учёт сверен с военкоматом, введён порядок оповещения водителей в рейсах, все вызовы в военкомат доходят до работников в день получения
Половина компании всегда в пути
Водитель «САЛАИРа» может неделю быть в Москве, а потом уйти в рейс на Урал или в Сибирь. Для перевозок это норма. Для воинского учёта это проблема.
Учёт в компании вёл кадровик по совместительству. Карточки были заведены, но обновлялись редко. Хуже всего обстояло дело с вызовами из военкомата: работодатель обязан оповещать работников о вызовах и обеспечивать им возможность явиться. На практике документ клали в папку до возвращения водителя, а водитель возвращался через две недели, когда срок явки уже прошёл.
Центральная идея проекта: в компании, где люди постоянно в пути, воинский учёт должен учитывать маршрут: оповещение работника и его явка в военкомат планируются вместе с графиком рейсов, а не после возвращения.
Как мы устроили работу
Проверку начали со сверки трёх источников: личных дел, карточек учёта и данных военкомата. Сразу стало видно, что списки компании и военкомата давно разошлись.
Затем выстроили порядок работы с вызовами. Получив вызов, мы в тот же день сообщаем о нём в диспетчерскую. Диспетчер связывается с водителем и планирует рейс так, чтобы тот успел явиться, а под подпись документ вручается в первый день после возвращения.
После этого взяли на себя регулярное ведение: приём и увольнение водителей, изменения сведений, оповещение и подготовку к ежегодной сверке.
Сложности и решения
1. Вызовы, которые терялись. За полгода до проекта компания получила 11 вызовов, а вовремя до работника дошли только три. Теперь каждый вызов регистрируется в журнале и в тот же день передаётся в диспетчерскую.
2. Расхождения с военкоматом. 17 человек числились в военкомате за компанией, хотя давно уволились, а 9 работающих водителей за компанией не числились вовсе. Мы подготовили недостающие сведения о приёме и увольнении и закрыли расхождения при сверке.
3. Устаревшие сведения о квалификации. Многие водители получили новые категории прав уже после службы, а в карточках этого не было. Мы обновили сведения по документам работников и передали изменения в военкомат.
4. Время явки и зарплата. На время явки по вызову военкомата за работником сохраняются место работы и средний заработок. Бухгалтерия не знала, как это оформлять, и в одном случае день явки чуть не попал в прогул. Мы подготовили форму приказа и порядок учёта таких дней в табеле.
5. Текучесть водителей. Водители приходят и уходят чаще других сотрудников. Мы договорились, что диспетчерская сообщает о выходе нового водителя в первый же день, и проверка документов воинского учёта стала частью оформления на рейс.
Час с HR-директором бесплатно
Продуктивный разговор о найме с HR-директором A2. Только для компаний от 20 сотрудников
Аналитика проекта
Сверка с военкоматом
| Расхождение | Количество |
|---|---|
| Числились за компанией, но уволены | 17 |
| Работают, но за компанией не числились | 9 |
| Расхождения в личных данных | 23 |
| Устаревшие сведения о квалификации | 14 |
Вызовы в военкомат
| Показатель | Полгода до проекта | Полгода после |
|---|---|---|
| Получено вызовов | 11 | 8 |
| Доведено до работника в день получения | 3 | 8 |
| Работник явился в срок | 4 | 8 |
Состав сотрудников
| Категория | Сотрудников |
|---|---|
| Водители на учёте | 58 |
| Другие сотрудники на учёте | 29 |
| Не подлежат воинскому учёту | 31 |
| Всего | 118 |
Вторая таблица показывает главное. Вызовов было немного, но почти все терялись по дороге между кадровиком и водителем. Дело было не в нежелании людей являться, а в том, что никто не связывал вызов с графиком рейсов. Как только оповещение пошло через диспетчерскую, явка стала стопроцентной.
Что в итоге
За 3 недели «САЛАИР» сверил учёт с военкоматом, обновил сведения о водителях и получил порядок оповещения, который работает даже тогда, когда человек за тысячу километров от Москвы. Дальше учёт ведём мы.
Главный вывод: в транспортной компании воинский учёт ломается не на карточках, а на оповещении. Если вызов не связан с диспетчерской, он теряется по пути к водителю.
И второе. Время явки в военкомат нужно заранее описать для бухгалтерии и диспетчеров. Иначе законная явка легко превращается в спор о прогуле.
Если ваши сотрудники постоянно в разъездах и вызовы из военкомата до них не доходят, напишите нам. Возьмём ведение воинского учёта на аутсорсинг и выстроим порядок оповещения.
