Кейс GALAD: почему актуализация системы охраны труда сложнее, чем разработка с нуля
Клиент: научно-производственное объединение GALAD — один из ведущих российских производителей светотехники, входит в светотехнический холдинг БЛ ГРУПП. Более 30 лет на рынке, более 10 000 реализованных проектов. Центральный офис в Москве, представительства в Санкт-Петербурге, Казани, Новосибирске, Самаре и Екатеринбурге. Помимо производства выполняет проектные и монтажные работы.
Услуга: разработка и актуализация документов по охране труда
Срок проекта: 30 рабочих дней, далее гарантийное сопровождение
Охват: 214 сотрудников центрального офиса, пяти региональных представительств и монтажно-сервисной группы. Заводы объединения ведут собственные службы охраны труда и в проект не входили.
Результат: проверены и приведены к действующим требованиям 340 существующих документов, разработано 59 новых, единый стандарт для офиса и всех представительств
Когда документов много, а актуальных мало
Большинство наших проектов начинается с ситуации «документов нет или почти нет». С GALAD было наоборот. Крупная компания с тридцатилетней историей, документов по охране труда сотни, всё подшито и разложено. Задача звучала как формальность: проверить и обновить.
Но реформа охраны труда 2022–2023 годов изменила почти всё, на чём держались эти документы. Новый порядок обучения и проверки знаний, новое примерное положение о СУОТ, оценка профессиональных рисков как обязательный элемент, новые правила обеспечения СИЗ и Единые типовые нормы. Документы GALAD были написаны грамотно, но под старые правила. А региональные представительства за годы обросли собственными версиями, которые расходились с московскими.
Здесь и появилась центральная идея проекта. Актуализация оказалась сложнее разработки с нуля. Когда пишешь с чистого листа, ты просто делаешь правильно. Когда актуализируешь, нужно по каждому документу решить его судьбу: оставить, переписать, объединить с другим или отменить. И сделать это так, чтобы не потерять историю и не сломать то, что работает.
Как мы устроили работу
Первые полторы недели ушли на инвентаризацию. Мы собрали все документы по охране труда из Москвы и пяти представительств в единый реестр и по каждому определили статус: актуален, требует правки, устарел и подлежит отмене, нужен новый документ взамен.
Затем выстроили иерархию. На уровне компании находятся общие документы: положение о СУОТ, порядок обучения, порядок оценки рисков, нормы СИЗ. На уровне представительства остаются только те документы, которые действительно зависят от площадки: приказы о назначении ответственных, журналы, инструкции по пожарной безопасности конкретного помещения.
Отдельным блоком прошла монтажно-сервисная группа. Это люди, которые выезжают на объекты заказчиков: монтаж и пусконаладка уличного и промышленного освещения, работа на опорах, в электроустановках, с автовышек. Для офисной компании это самая рискованная часть, и именно здесь старые документы отставали сильнее всего.
Сложности и решения
1. Судьба каждого документа. Нельзя просто выбросить старый документ: при проверке могут запросить историю, и важно показать последовательность. Мы оформили отмену устаревших документов приказами с указанием, какой новый документ вводится взамен. Получилась прослеживаемая цепочка, а не «было одно, стало другое».
2. Расхождения между Москвой и регионами. В каждом представительстве были свои варианты одних и тех же инструкций. Мы свели их к единому стандарту и оставили региональную специфику только там, где она реально есть. Например, в представительствах с собственным складом добавились документы по складским работам, а в чисто офисных их не стало.
3. Монтажники на чужих объектах. Работа на высоте, на опорах освещения, с автовышек, в действующих электроустановках заказчика. Мы разработали для монтажно-сервисной группы полный блок: инструкции по работам на высоте и в электроустановках, порядок оформления нарядов-допусков, порядок взаимодействия с заказчиком при допуске на его объект, нормы СИЗ, включая системы защиты от падения с высоты.
4. Учебный центр внутри компании. У GALAD есть собственный учебный центр, и возник вопрос, как его деятельность соотносится с обучением по охране труда. Мы разграничили: учебный центр обучает партнёров и клиентов продукту, а обучение сотрудников по охране труда идёт по отдельной программе в соответствии с новым порядком. Это убрало путаницу, которая возникала при планировании обучения.
5. Оценка профессиональных рисков, которой раньше не было. В старой системе её не было как отдельного процесса, потому что раньше её не требовали. Мы провели оценку рисков по всем группам должностей, и её результаты легли в основу программ обучения и норм СИЗ. Для офисных сотрудников она подтвердила низкий уровень риска, для монтажников выявила риски, которые раньше не были учтены.
6. Сопротивление «у нас и так всё есть». Часть руководителей представительств искренне считала, что документы в порядке. Мы не спорили, а показали реестр с цветовой разметкой по каждому их документу. Таблица убедила лучше любых объяснений.
Час с HR-директором бесплатно
Продуктивный разговор о найме с HR-директором A2. Только для компаний от 20 сотрудников
Аналитика проекта
Судьба существующих документов
| Статус после инвентаризации | Документов | Доля |
|---|---|---|
| Актуальны, оставлены без изменений | 96 | 28% |
| Требовали правки под новые требования | 168 | 49% |
| Устарели, отменены приказом | 76 | 23% |
| Всего существующих | 340 | 100% |
| Разработано новых документов | 59 |
Площадки проекта
| Площадка | Сотрудников | Особенности | Документов в комплекте |
|---|---|---|---|
| Центральный офис, Москва | 118 | Офис, учебный центр, демонстрационные пространства | 97 |
| Санкт-Петербург | 21 | Офис и склад | 41 |
| Казань | 14 | Офис | 28 |
| Новосибирск | 16 | Офис и склад | 39 |
| Самара | 12 | Офис | 27 |
| Екатеринбург | 15 | Офис | 28 |
| Монтажно-сервисная группа | 18 | Работы на высоте и в электроустановках на объектах | 63 |
| Итого | 214 |
Матрица обучения по новому порядку
| Программа | Сотрудников |
|---|---|
| Программа А: общие вопросы охраны труда и СУОТ | 46 |
| Программа Б: вредные и опасные факторы | 41 |
| Программа В: работы повышенной опасности | 18 |
| Оказание первой помощи | 214 |
| Использование СИЗ, включая системы защиты от падения | 22 |
| Электробезопасность, группы II–V | 24 |
| Пожарная безопасность | 17 |
Было и стало
| Показатель | До проекта | После проекта |
|---|---|---|
| Версий одной и той же инструкции в разных площадках | до 4 | 1 |
| Оценка профессиональных рисков | не проводилась | проведена по всем группам должностей |
| Нормы СИЗ по Единым типовым нормам | нет | есть |
| Порядок допуска монтажников на объекты заказчиков | не оформлен | оформлен |
Посмотрите на первую таблицу: только 28% документов можно было оставить как есть. Почти половина требовала правки, а каждый четвёртый пришлось отменить. Это и есть цена реформы для компаний, у которых документы были в порядке до 2022 года.
Что в итоге
За 30 рабочих дней GALAD получил систему охраны труда, приведённую к действующим требованиям, без потери истории и без разрыва между Москвой и регионами. 340 документов проверены и разобраны, 59 разработаны заново, у монтажников, которые работают на опорах и в чужих электроустановках, появился полный комплект документов под их реальную работу.
Главный вывод: наличие документов не означает их актуальность. Компании с сильной системой охраны труда до реформы сейчас находятся в обманчивом положении: всё подшито, всё на месте, но опирается на правила, которых больше нет. Актуализация в таком случае требует больше аналитической работы, чем разработка с нуля, потому что нужно не только написать правильное, но и аккуратно убрать устаревшее.
И второе. В офисной компании самые высокие риски часто живут в небольшой выездной группе. Восемнадцать монтажников из двухсот с лишним сотрудников дали почти треть всей содержательной работы проекта.
Если ваши документы по охране труда разрабатывались до 2022 года и с тех пор не пересматривались, напишите нам. Проведём инвентаризацию и актуализируем комплект документов по охране труда под действующие требования.
