Кейс «ИТС Консультант»: актуализация должностных инструкций за 5 недель
Клиент: «ИТС Консультант» — проектирование, внедрение и сопровождение систем на базе 1С:Предприятие, включая 1С, расчёт зарплаты и управление персоналом, документооборот и отраслевые решения. Офисы в Москве и Жуковском. Система менеджмента качества компании ежегодно проходит аудит на соответствие ISO 9001.
Услуга: аутсорсинг кадрового делопроизводства
Срок проекта: 5 недель на актуализацию документов, далее постоянное сопровождение.
Численность: 64 сотрудника в двух офисах.
Результат: обновлены 26 должностных инструкций, штатное расписание приведено к реальной структуре компании. Повторный аудит системы качества прошёл без замечаний по кадровым документам.
Сапожник без сапог
«ИТС Консультант» сам внедряет клиентам кадровые системы и знает, как должен быть устроен учёт. Но собственные кадровые документы компании давно не обновлялись. Пока специалисты внедряли 1С:ЗУП в чужих компаниях, их собственные должностные инструкции описывали структуру восьмилетней давности.
Проблема проявилась на ежегодном аудите системы менеджмента качества. Аудитор сравнил должностные инструкции с тем, что люди делают на самом деле, и нашёл расхождения: должности, которых нет, обязанности, которые никто не выполняет, и новые направления, не описанные нигде.
Центральная идея проекта: должностная инструкция нужна не для папки, а для того, чтобы любой человек в компании мог понять, кто за что отвечает, и в компании с системой качества это проверяют каждый год.
Как мы устроили работу
Мы начали с интервью руководителей всех направлений: отдел внедрения, сопровождение, разработка, продажи, поддержка ИТС, бухгалтерия. Для каждой должности выяснили, что человек делает на самом деле, за какой результат отвечает и кому подчиняется.
Затем сравнили это со штатным расписанием и действующими инструкциями. По итогам переработали штатное расписание, разработали новые инструкции и составили матрицу ответственности по ключевым процессам, которая связала кадровые документы с документами системы качества.
После этого взяли на себя постоянное ведение кадрового учёта и обновление инструкций при каждом изменении структуры.
Сложности проекта и решения
1. Должности, которые устарели. В штатном расписании оставались должности, которых в компании давно не было, а реальные специалисты числились под устаревшими названиями. Мы привели названия должностей к фактическим функциям и оформили переводы и изменения договоров.
2. Новые направления без описания. Видеоконтроль с ИИ, маркировка, управление транспортом появились как новые услуги, а люди, которые ими занимались, работали по старым инструкциям. Мы разработали инструкции для этих направлений вместе с их руководителями.
3. Два офиса. Сотрудники работают в Москве и Жуковском, но в части договоров место работы было указано неверно. Мы уточнили место работы в договорах и учлили это в штатном расписании.
4. Связь с системой качества. Аудитор ISO проверяет, что ответственность за процессы закреплена документально. Мы составили матрицу ответственности, где каждый процесс системы качества связан с конкретной должностью и пунктом её инструкции.
5. Ознакомление. Новая инструкция действует для работника только после ознакомления. Мы провели ознакомление по всем инструкциям и ввели правило: при изменении функций инструкция обновляется до того, как человек начинает выполнять новые обязанности.
Час с HR-директором бесплатно
Продуктивный разговор о найме с HR-директором A2. Только для компаний от 20 сотрудников
Аналитика проекта
Что показала сверка
| Расхождение | Количество |
|---|---|
| Должностей в штатном расписании, которых фактически нет | 7 |
| Работников, чья должность не соответствует реальной работе | 15 |
| Должностей без актуальной инструкции | 19 |
| Договоров с неверно указанным местом работы | 8 |
Результат актуализации
| Документ | Количество |
|---|---|
| Новые и переработанные должностные инструкции | 26 |
| Изменения в трудовые договоры | 23 |
| Матрица ответственности по процессам системы качества | 1 |
| Новое штатное расписание | 1 |
Аудит системы качества
| Показатель | Аудит до проекта | Аудит после проекта |
|---|---|---|
| Замечаний по кадровым документам | 6 | 0 |
| Процессов без закреплённого ответственного | 4 | 0 |
Первая таблица показывает типичную картину для компании, которая развивается быстрее, чем обновляются её документы. Каждый четвёртый работник формально числился не на той должности, а у 19 должностей не было актуальной инструкции. Ни одно из этих расхождений не мешало работе, но все вместе они стали замечаниями аудитора.
Что в итоге
За 5 недель «ИТС Консультант» привёл штатное расписание и должностные инструкции в соответствие с реальной структурой, закрепил ответственность за процессы системы качества и уточнил место работы в договорах. Повторный аудит прошёл без замечаний по кадровым документам, а дальше инструкции обновляем мы при каждом изменении структуры.
Главный вывод: должностные инструкции устаревают незаметно, по одной новой услуге и одному переводу за раз. Обновлять их нужно не раз в несколько лет, а в момент каждого изменения функций.
И второе. Даже компании, которые профессионально автоматизируют чужой кадровый учёт, выигрывают от того, что свой учёт ведёт внешняя команда: у неё нет соблазна отложить свои документы ради клиентского проекта.
Если ваши должностные инструкции описывают компанию, какой она была несколько лет назад, напишите нам. Возьмём кадровое делопроизводство на аутсорсинг и приведём документы к реальной структуре.
