Кадровое делопроизводство для Spider Project: дистанционная работа и КЭДО
Клиент: компания «Спайдер Проджект» — разработчик российской системы управления проектами и портфелями проектов Spider Project, используемой в строительстве, энергетике, промышленности, на транспорте и в ИТ. Головной офис в Москве; по данным клиента, система включена в реестр российского программного обеспечения.
Услуга: аутсорсинг кадрового делопроизводства.
Срок проекта: 6 недель, включая запуск кадрового электронного документооборота.
Численность: 48 сотрудников, из них 29 работают из других городов.
Результат по данным клиента: оформлены условия дистанционной работы, запущен КЭДО для 46 сотрудников. Срок подписания документов с удалёнными сотрудниками сократился с ожидания до двух недель до одного дня.
Офис в Москве, команда по всей стране
Разработчики, аналитики и консультанты «Спайдер Проджект» работали из разных городов. Кто-то переехал, кого-то сразу нанимали удалённо. Для повседневных задач это было привычно: разработка, консультации и обучение клиентов проходили онлайн.
Документы оставались офисными. У дистанционных сотрудников не были закреплены соответствующие условия работы, а режим в договорах описывал работу в офисе. Приказы и дополнительные соглашения отправляли почтой туда и обратно; получение подписи занимало до двух недель.
Центральная идея проекта: организация кадровой работы должна соответствовать распределённой команде: условия дистанционной работы закреплены в документах, а допустимые электронные операции выполняются без ожидания почты.
Как мы устроили работу
Экспресс-аудит начали со сверки фактической работы и договоров: кто находится в офисе, кто работает дистанционно, как организовано взаимодействие.
Подготовили дополнительные соглашения для 29 сотрудников с дистанционной и комбинированной работой: режим, порядок связи, сроки ответа, обеспечение оборудованием и компенсации расходов. Утвердили локальный акт о дистанционной работе.
Параллельно выбрали сервис, подготовили электронные подписи, оформили согласия участников и утвердили порядок КЭДО с перечнем документов и правилами взаимодействия. Для случаев, не охваченных применимым электронным порядком, сохранили бумажное оформление.
После запуска текущий учёт ведём мы.
Подробнее о передаче этой функции — в материале о преимуществах кадрового аутсорсинга.
Сложности и решения
1. Договоры не отражали фактический режим. Для 29 сотрудников подготовили дополнительные соглашения с условиями дистанционной работы. Важно было согласовать не только формулировку режима, но и понятный порядок ежедневного взаимодействия.
2. Разные часовые пояса. Закрепили рабочее время с учётом местонахождения сотрудников и согласовали общие часы для совещаний. Доступность для встреч должна укладываться в установленный режим, а не превращаться в постоянную обязанность быть на связи.
3. Личная техника и связь. Подготовили порядок компенсаций за использование личного оборудования и связи. Так условия становятся понятными до возникновения разногласий, а выплаты опираются на согласованные документы.
4. Подключение к электронным документам. Сотрудникам объяснили порядок работы в сервисе и способы подписания. По данным проекта, за неделю получили 46 согласий. Для каждого вида документа настроили соответствующий способ подписания или ознакомления; бумажные операции сохранили там, где электронный порядок не применяется.
5. Приём удалённого сотрудника. Вместо пересылки пакета почтой настроили электронное оформление документов при приёме. По данным клиента, после запуска необходимые действия выполняются в день выхода с учётом требований к каждому документу.
Час с HR-директором бесплатно
Продуктивный разговор о найме с HR-директором A2. Только для компаний от 20 сотрудников
Аналитика проекта
Режимы работы сотрудников
| Режим | Сотрудников | Было оформлено правильно |
|---|---|---|
| Офис в Москве | 19 | 19 |
| Постоянная дистанционная работа | 24 | 0 |
| Комбинированный режим | 5 | 0 |
Документооборот — по данным клиента
| Показатель | До проекта | После проекта |
|---|---|---|
| Срок подписания документа с удалённым сотрудником | до 14 дней | 1 день |
| Документов, отправленных почтой за квартал | 112 | 6 |
| Сотрудников, перешедших на электронный документооборот | 0 | 46 из 48 |
Квартальные показатели относятся к периоду наблюдения после внедрения, а не только к шести неделям запуска.
Объём работы при переходе
| Документ | Количество |
|---|---|
| Дополнительные соглашения о дистанционной работе | 29 |
| Локальные акты о дистанционной работе и электронном документообороте | 2 |
| Согласия на электронный документооборот | 46 |
Для 29 из 48 сотрудников требовалось согласовать документы с фактической организацией работы. Электронный обмен помог убрать почтовое ожидание из большинства кадровых операций, но не означал полного отказа от бумаги для всех работников и документов.
Что в итоге
За шесть недель подготовили условия дистанционной работы для распределённой команды и запустили КЭДО, к которому подключились 46 из 48 сотрудников. Текущий кадровый учёт передан на сопровождение.
По данным клиента, подписание типовых документов с удалёнными сотрудниками занимает один день, а число почтовых отправлений за сопоставленный квартал снизилось со 112 до 6.
Главный вывод: электронный сервис помогает, когда сначала определены режимы работы, перечень документов, способы подписи и ответственность участников. Это часть общей системы управления персоналом, а не только замена бумажного листа электронным файлом.
И второе. Для распределённой команды особенно важно заранее согласовать связь, часы взаимодействия и компенсацию расходов: документы должны отражать то, как сотрудники действительно работают.
Если команда работает удалённо, а документы остались офисными, напишите нам. Возьмём кадровое делопроизводство на аутсорсинг и поможем организовать электронный обмен.
