Кейс «Надёжное место»: воинский учёт для компании из 19 человек
Клиент: склад индивидуального хранения «Надёжное место». Аренда боксов от 1 до 60 м², хранение личных вещей, товаров бизнеса, автомобилей и прицепов, перевозка и погрузка. Складской комплекс площадью более 5 000 м² на улице Красного Маяка в Москве, круглосуточный доступ и охрана, 11 лет на рынке self storage.
Услуга: ведение воинского учёта на аутсорсинге
Срок проекта: 10 рабочих дней на постановку учёта с нуля, далее постоянное ведение
Численность: 19 сотрудников, склад работает круглосуточно
Результат: воинский учёт поставлен с нуля, сведения переданы в военкомат, первая сверка прошла без замечаний, ежемесячное ведение не требует отдельного сотрудника
«У нас слишком мало людей для воинского учёта»
«Надёжное место» это небольшая команда: администраторы, менеджеры по аренде, кладовщики, водители и грузчики. Склад работает круглосуточно, поэтому часть сотрудников выходит по сменам, в том числе ночью.
Воинского учёта в компании не было вообще. Руководство считало, что это обязанность крупных предприятий, а не склада с двумя десятками сотрудников. Вопрос возник, когда бухгалтер на внешнем обслуживании напомнила, что учёт обязателен для любой организации, а штрафы для должностных лиц с 2023 года заметно выросли.
Центральная идея проекта: воинский учёт обязателен для любой организации независимо от численности, и маленькой компании проще всего один раз правильно поставить его с нуля, а дальше держать в порядке на ежемесячном ведении.
Как мы устроили работу
Начали с того, что изучили имеющиеся документы. Их почти не было: трудовые договоры, копии паспортов и у части сотрудников копии военных билетов.
Затем поставили учёт с нуля: определили, кто подлежит воинскому учёту, подготовили приказ о назначении ответственного, план работы на год, личные карточки с разделом о воинском учёте и список для сверки с военкоматом. Сведения о работниках передали в военкомат.
После этого перешли на ежемесячное ведение. Администратор передаёт нам сведения о кадровых изменениях, а мы оформляем всё остальное.
Сложности и решения
1. Убедить, что учёт нужен. Руководитель сомневался, что закон распространяется на компанию из 19 человек. Мы показали, что исключений по численности нет, и посчитали, что постановка и ведение обходятся дешевле одного штрафа.
2. Круглосуточная смена. Собрать документы у ночной смены оказалось сложнее всего. Мы согласовали сбор на пересменке, чтобы никого не вызывать в выходной день.
3. Женщины с военно-учётной специальностью. Две сотрудницы имеют медицинское образование и состоят на воинском учёте. В компании об этом не знали. Мы включили их в учёт.
4. Кто ответственный. Директор хотел назначить ответственным себя. Мы предложили назначить старшего администратора, который каждый день видит кадровые изменения, а директору оставить контроль по ежемесячному отчёту.
5. Хранение документов. Карточки и документы воинского учёта содержат персональные данные и должны храниться отдельно, с ограниченным доступом. Мы определили место хранения и порядок доступа к ним.
Час с HR-директором бесплатно
Продуктивный разговор о найме с HR-директором A2. Только для компаний от 20 сотрудников
Аналитика проекта
Кто подлежит учёту
| Категория | Сотрудников |
|---|---|
| Граждане, пребывающие в запасе | 11 |
| Граждане, подлежащие призыву | 2 |
| Не подлежат воинскому учёту | 6 |
| Всего | 19 |
Документы при постановке
| Документ | Количество |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного | 1 |
| План работы по воинскому учёту на год | 1 |
| Личные карточки с разделом о воинском учёте | 13 |
| Список работников для сверки с военкоматом | 1 |
Сроки постановки
| Этап | Рабочих дней |
|---|---|
| Изучение имеющихся документов | 2 |
| Сбор документов у работников | 4 |
| Оформление карточек и приказа | 3 |
| Передача сведений в военкомат | 1 |
Первая таблица показывает, почему учёт нельзя было пропустить. Из 19 сотрудников 13 подлежат воинскому учёту, то есть больше двух третей команды. Для маленькой компании это обычная картина: почти все мужчины в штате и часть женщин с медицинским образованием.
Что в итоге
За 10 рабочих дней «Надёжное место» получило воинский учёт с нуля: ответственного, план работы, карточки на всех 13 военнообязанных и переданные в военкомат сведения. Первая сверка прошла без замечаний, а ведение занимает у администратора несколько минут в месяц.
Главный вывод: воинский учёт не зависит от размера компании. Небольшой штат делает его проще, но не делает необязательным.
И второе. Для маленькой команды учёт на аутсорсинге выгоднее, чем доплата штатному сотруднику за совмещение: ему не нужно разбираться в правилах, которые применяются несколько раз в год.
Если в вашей компании воинского учёта нет, потому что «нас мало», напишите нам. Поставим воинский учёт с нуля и возьмём его ведение на аутсорсинг.
