Кейс «Оконный континент»: 458 кадровых событий в год и один воинский учёт
Клиент: ООО «Компания «Оконный континент» — производство и установка пластиковых окон, дверей, остекление балконов и загородных домов с 2008 года. Полный цикл производства, официальный партнёр VEKA, более 60 офисов продаж в Москве и Московской области.
Услуга: услуги по ведению воинского учета
Срок проекта: 5 недель на проверку и выстраивание процесса, далее постоянное ведение
Численность: 520 сотрудников: производство, монтажные бригады, офисы продаж
Результат: накопленный за год хвост закрыт, каждое кадровое событие отражается в воинском учёте в течение рабочего дня, учёт по всем подразделениям ведётся по одному стандарту
Учёт, который не успевал за наймом
У «Оконного континента» больше 60 офисов продаж, собственное производство и монтажные бригады. Менеджеров в офисах нанимают постоянно, монтажников больше всего нужно в сезон. За год в компании происходит несколько сотен приёмов, увольнений и переводов.
Воинский учёт вела одна из трёх сотрудниц кадровой службы, в свободное от основной работы время. Пока событий было немного, она справлялась. Когда поток вырос, учёт начал отставать: сведения в военкомат уходили пачками раз в квартал, а часть не уходила вовсе.
Центральная идея проекта: при частых кадровых изменениях воинский учёт перестаёт быть ежегодной сверкой и становится ежедневным потоком: каждый приём, увольнение и перевод должны попадать в учёт так же быстро, как в табель.
Как мы устроили работу
Начали с проверки действующего учёта. Сравнили все кадровые события за год с тем, что отражено в карточках и передано в военкомат. Разница оказалась больше, чем ожидали: из 458 событий вовремя были отражены только 146.
Затем закрыли хвост: оформили недостающие сведения, обновили карточки и подготовились к сверке с военкоматом.
Параллельно выстроили поток. Кадровая служба передаёт нам сведения о каждом событии в день оформления по единой форме, мы отражаем его в учёте в течение рабочего дня и направляем сведения в военкомат. Кадровая служба освободилась от воинского учёта полностью.
Сложности и решения
1. Хвост в 312 событий. Больше двух третей кадровых событий за год не были отражены в учёте. Мы разобрали их по датам и закрыли за три недели, начиная с самых старых.
2. Шестьдесят офисов и один учёт. Сведения о новых менеджерах приходили из офисов с опозданием и в разном виде. Мы ввели единую короткую форму, которую кадровая служба заполняет при оформлении.
3. Монтажники по договорам подряда. Часть монтажников работает по гражданско-правовым договорам, и их по ошибке включали в учёт. Воинский учёт ведётся только по работникам с трудовым договором. Мы убрали из учёта 23 исполнителя по договорам подряда.
4. Порог для освобождённого работника. Когда на учёте в организации 500 граждан и больше, закон требует отдельного освобождённого работника по воинскому учёту. У компании на учёте 448 человек. Мы ежемесячно отслеживаем эту цифру и заранее предупредим, если компания подойдёт к порогу.
5. Повторный приём. Сезонные монтажники часто возвращаются через полгода. Раньше им продолжали вести старую карточку, хотя после увольнения учёт закрывается. Теперь при повторном приёме учёт оформляется заново.
Час с HR-директором бесплатно
Продуктивный разговор о найме с HR-директором A2. Только для компаний от 20 сотрудников
Аналитика проекта
Кадровые события за год
| Событие | Количество | Отражено в учёте вовремя |
|---|---|---|
| Приём | 214 | 71 |
| Увольнение | 198 | 62 |
| Перевод между подразделениями | 46 | 13 |
| Итого | 458 | 146 |
Кто подлежит учёту
| Категория | Сотрудников |
|---|---|
| Граждане, пребывающие в запасе | 401 |
| Граждане, подлежащие призыву | 47 |
| Не подлежат воинскому учёту | 72 |
| Всего | 520 |
Ежемесячная нагрузка
| Операция | В среднем за месяц |
|---|---|
| Приём | 18 |
| Увольнение | 16 |
| Перевод | 4 |
| Изменение личных данных | 9 |
Первая таблица объясняет, почему учёт отстал. Отставание было одинаковым по всем видам событий: дело не в одном сложном процессе, а в том, что учёт вёлся по остаточному принципу. Почти 40 событий в месяц невозможно отражать вовремя, если заниматься ими раз в квартал.
Что в итоге
За 5 недель «Оконный континент» закрыл хвост в 312 кадровых событий, убрал из учёта лишних исполнителей по договорам подряда и получил поток, в котором каждое событие отражается в течение рабочего дня. Учёт всех офисов, производства и бригад ведётся по одному стандарту, и его ведём мы.
Главный вывод: при большом потоке найма воинский учёт нельзя вести между делом. Либо у него есть свой процесс и свой исполнитель, либо он гарантированно отстаёт.
И второе. Растущей компании важно следить за численностью граждан на учёте: порог в 500 человек меняет требования к организации учёта, и к нему лучше подойти подготовленными.
Если у вас десятки кадровых событий в месяц и воинский учёт за ними не успевает, напишите нам. Возьмём ведение воинского учёта на аутсорсинг и выстроим поток сведений.
