Кейс «Пакетофф»: фабрика в Нахабино, офис в Москве и два военкомата
Клиент: типография «Пакетофф» — бумажные пакеты, коробки и упаковка с логотипом: офсет, шелкография, тиснение, ламинация, тиражи от одной штуки. Собственная фабрика полного цикла в Нахабино с 2003 года, более 1 000 000 изделий в год, более 11 000 постоянных клиентов.
Услуга: аутсорсинг воинского учета в организации
Срок проекта: 3 недели на проверку и настройку, далее постоянное ведение
Численность: 96 сотрудников: 74 на фабрике в Нахабино и 22 в московском офисе
Результат: учёт разделён по площадкам, сведения о сотрудниках фабрики уходят в военкомат по её месту нахождения, сверки с обоими военкоматами прошли без замечаний
Один учёт на две площадки
У «Пакетоффа» две площадки. В Нахабино фабрика: печать, вырубка, склейка, упаковка и склад. В Москве офис: менеджеры, дизайнеры, бухгалтерия. Фабрика оформлена как обособленное подразделение.
Воинский учёт вела бухгалтер в московском офисе. Учёт был общим, и все сведения уходили в московский военкомат, включая сотрудников фабрики. Ошибка вскрылась, когда военкомат по месту нахождения фабрики запросил сведения о работающих там гражданах, а у него их не оказалось.
Центральная идея проекта: если у компании несколько площадок, воинский учёт ведётся по одному стандарту, но сведения уходят туда, где работают люди: в военкомат по месту нахождения каждого подразделения.
Как мы устроили работу
Начали с проверки: разделили сотрудников по площадкам, сверили карточки с личными делами и выяснили, какие сведения и куда передавались.
Затем разделили учёт на две части. На фабрике назначили своего ответственного, подготовили отдельный план работы и передали сведения в военкомат по месту нахождения фабрики. Для офиса учёт остался в Москве.
После этого перешли на регулярное ведение. Специалист A2 раз в неделю бывает на фабрике, собирает документы у новых работников и сверяет изменения.
Сложности и решения
1. Два военкомата. Сведения о 56 сотрудниках фабрики уходили не в тот военкомат. Мы передали их по правильному адресу, а в московском военкомате закрыли сведения о сотрудниках, которые там учитывались ошибочно.
2. Работники не на учёте. 11 сотрудников фабрики не состояли на воинском учёте по месту жительства или пребывания. Работодатель обязан направлять таких граждан в военкомат. Мы направили их и проконтролировали постановку.
3. Сезонные работники. Перед Новым годом и в сезон корпоративных заказов фабрика набирает людей по срочным трудовым договорам. На них карточки не заводились, хотя срочный договор тоже трудовой. Мы оформили учёт на 9 сезонных работников и включили проверку в процесс их приёма.
4. Сменная работа на фабрике. Собрать документы у рабочих на сменах было непросто. Мы перешли на еженедельный выезд в фиксированный день, когда работает большая часть смен.
5. Две сверки в год. У военкоматов разные графики сверок. Мы составили единый календарь, чтобы обе сверки проходили без авралов и в спокойные для фабрики месяцы.
Час с HR-директором бесплатно
Продуктивный разговор о найме с HR-директором A2. Только для компаний от 20 сотрудников
Аналитика проекта
Площадки
| Площадка | Сотрудников | Подлежат учёту |
|---|---|---|
| Фабрика в Нахабино | 74 | 56 |
| Офис в Москве | 22 | 12 |
| Итого | 96 | 68 |
Что нашли при проверке
| Нарушение | Количество |
|---|---|
| Сведения о сотрудниках фабрики переданы не в тот военкомат | 56 |
| Работники не состоят на учёте по месту жительства или пребывания | 11 |
| Сезонные работники без учёта | 9 |
| Сведения о работнике устарели | 15 |
До и после
| Показатель | До проекта | После проекта |
|---|---|---|
| Военкоматы, получающие сведения | 1 из 2 | 2 из 2 |
| Планы работы по воинскому учёту | 1 общий | по одному на площадку |
| Замечания по итогам сверок | запрос военкомата без ответа | 0 |
Первая таблица объясняет масштаб ошибки. Больше 80% военнообязанных работают на фабрике, а военкомат по её месту нахождения не знал ни об одном из них. Учёт вёлся аккуратно, просто не там: компанию воспринимали как одну точку, хотя у неё две.
Что в итоге
За 3 недели «Пакетофф» разделил воинский учёт по площадкам, передал сведения о сотрудниках фабрики в правильный военкомат и навёл порядок с сезонными работниками. Обе сверки прошли без замечаний, и дальше учёт ведём мы.
Главный вывод: у компании с обособленным подразделением воинский учёт нельзя вести только по адресу головного офиса. Сведения должны идти туда, где люди фактически работают.
И второе. Сезонные работники по срочным договорам тоже подлежат воинскому учёту. Их проще всего потерять, потому что они приходят на пару месяцев в самый загруженный период.
Если у вас несколько площадок и вы не уверены, в какой военкомат уходят сведения, напишите нам. Возьмём ведение воинского учёта на аутсорсинг и разделим учёт по подразделениям.
