Кейс «Микропул»: воинский учёт на складе, где люди постоянно меняются
Клиент: ООО «Компания Микропул» — официальный представитель в России турецкого завода порошковых красок Micropul Boya: более 600 цветов и фактур, собственная серия VERA boya, лаки, шпаклёвки, оборудование для окрашивания. Склад на 250 тонн готовой продукции в промзоне Бирюлёво Западное, доставка по всей России.
Услуга: ведение воинского учёта на аутсорсинге
Срок проекта: 2 недели на постановку учёта, далее постоянное ведение
Численность: 46 сотрудников, из них 29 работают на складе
Результат: учёт поставлен заново, карточки заведены на всех военнообязанных, каждый приём и увольнение отражаются в учёте в день получения сведений, первая сверка с военкоматом прошла без замечаний
Приказ есть, учёта нет
Каждую неделю на склад «Микропула» приходит больше 40 тонн краски. Её нужно принять, разместить, собрать в заказы и отгрузить. Этим занимаются кладовщики, комплектовщики, грузчики и водители, и в этой части компании люди меняются чаще всего.
Формально воинский учёт в компании был: когда-то издали приказ о назначении ответственного. Но ответственным назначили бухгалтера, которая уволилась больше года назад. Карточки на новых сотрудников не заводились, о приёме и увольнении никто не сообщал в военкомат. Проблема всплыла, когда военкомат запросил у компании списки работников для сверки.
Центральная идея проекта: на складе с постоянной ротацией воинский учёт держится не на ежегодной сверке, а на одном шаге в процессе приёма: документы воинского учёта проверяются в день оформления, а сведения о каждом кадровом событии сразу уходят в работу.
Как мы устроили работу
Начали с проверки действующего учёта. Прошли все 46 личных дел, выделили сотрудников, которые подлежат воинскому учёту, и сравнили, что есть в документах и чего не хватает.
Затем поставили учёт заново: приказ о назначении нового ответственного, план работы по воинскому учёту на год, карточки на всех военнообязанных. Проверку военного билета или удостоверения призывника включили в чек-лист приёма на работу.
После этого перешли на регулярное ведение. Ответственный в компании передаёт нам сведения о кадровых событиях, а мы оформляем документы и направляем сведения в военкомат.
Сложности и решения
1. Ответственный, которого нет. Приказ о назначении ответственного был оформлен на уволенного сотрудника. Мы подготовили новый приказ и письменно разграничили задачи: компания передаёт сведения о приёме, увольнении и изменениях в день события, A2 оформляет учёт и отправляет сведения в военкомат.
2. Работники без документов воинского учёта. У пяти человек в личном деле не было копии военного билета, двое его потеряли. Мы направили их в военкомат для восстановления документов и поставили контрольную дату.
3. Устаревшие сведения. У части сотрудников с момента приёма поменялись адрес, семейное положение или образование, а в документах остались старые данные. Мы обновили сведения по документам работников и сообщили об изменениях в военкомат.
4. Ротация на складе. За последние полгода на склад приняли 23 человека и уволили 19, и ни одно из этих событий не было отражено в учёте. Теперь сведения о каждом приёме и увольнении передаются нам в день события.
5. Первая сверка. Военкомат ждал списки. Мы подготовили их вместе с карточками, заранее устранили расхождения и вместе с ответственным провели сверку.
Час с HR-директором бесплатно
Продуктивный разговор о найме с HR-директором A2. Только для компаний от 20 сотрудников
Аналитика проекта
Кто подлежит учёту
| Категория | Сотрудников |
|---|---|
| Граждане, пребывающие в запасе | 27 |
| Граждане, подлежащие призыву | 4 |
| Не подлежат воинскому учёту | 15 |
| Всего | 46 |
Что нашли при проверке
| Нарушение | Количество |
|---|---|
| Карточки учёта не заведены | 31 |
| Приём и увольнение за полгода не отражены в учёте | 42 |
| Нет документа воинского учёта в личном деле | 5 |
| Сведения о работнике устарели | 12 |
До и после
| Показатель | До проекта | После проекта |
|---|---|---|
| Заведённые карточки учёта | 0 из 31 | 31 из 31 |
| Срок отражения приёма и увольнения | не отражались | в день получения сведений |
| Замечания по итогам сверки с военкоматом | сверка не проводилась | 0 |
Вторая таблица показывает, что проблема была не в злом умысле и не в сложности учёта. Почти все нарушения выросли из одного разрыва: склад жил своей жизнью, а воинский учёт остался на уволенном сотруднике. Когда за полгода через склад прошло 42 кадровых события, без процесса отставание было неизбежно.
Что в итоге
За 2 недели «Микропул» получил работающий воинский учёт: нового ответственного, план работы, карточки на всех военнообязанных и понятный порядок передачи сведений. Первая сверка с военкоматом прошла без замечаний, а дальше учёт ведём мы.
Главный вывод: в компании с высокой текучестью воинский учёт проваливается не из-за сложных правил, а из-за того, что никто не связал его с приёмом на работу. Один пункт в чек-листе приёма решает большую часть проблем.
И второе. Аутсорсинг не снимает ответственность с руководителя организации, поэтому граница задач между компанией и подрядчиком должна быть записана на бумаге, а не держаться на договорённости.
Если у вас постоянно меняются люди, а воинский учёт отстаёт от кадровых событий, напишите нам. Возьмём ведение воинского учёта на аутсорсинг и встроим его в процесс приёма.
