Кейс VEKA Rus: два завода, два региона, один стандарт учёта
Клиент: ООО «ВЕКА Рус» — российская компания немецкого концерна VEKA AG, одного из крупнейших мировых производителей ПВХ профилей для окон и дверей. Концерн работает с 1969 года, в России у компании заводы в Москве и Новосибирске и более 200 официальных партнёров в России и СНГ.
Услуга: ведение воинского учёта на аутсорсинге
Срок проекта: 6 недель на аудит и приведение учёта к единому стандарту, далее постоянное ведение
Численность: 496 сотрудников: 318 в Москве и 178 в Новосибирске
Результат: учёт обоих заводов ведётся по одному стандарту и актуальным методическим рекомендациям, сверки с военкоматами в двух регионах прошли без замечаний, руководство ежемесячно получает отчёт о состоянии учёта
Два завода, два способа вести учёт
У «ВЕКА Рус» два завода в разных регионах и с разницей во времени в четыре часа. Каждый завод много лет жил своей кадровой жизнью, и воинский учёт на них вели по-разному. В Москве пользовались одними формами, в Новосибирске другими, планы работы составлялись в разном виде, а сведения о кадровых событиях уходили в военкомат с разной скоростью.
Пока никто не сравнивал два учёта, это не было проблемой. Вопрос возник, когда руководство решило проверить состояние кадровых процессов на обоих заводах перед внутренним аудитом. Оказалось, что ответить на простой вопрос «всё ли у нас в порядке с воинским учётом» никто не может, потому что каждый завод отвечает по-своему.
Центральная идея проекта: у компании с заводами в разных регионах воинский учёт должен быть единым по стандарту, но вестись по месту работы людей: на каждом заводе свой ответственный и свой военкомат, а контроль в одной точке.
Как мы устроили работу
Начали с аудита обоих заводов: проверили комплектность документов, актуальность карточек, порядок отражения кадровых событий и переписку с военкоматами.
Затем подготовили единый стандарт: формы документов по актуальным методическим рекомендациям Генерального штаба, порядок передачи сведений, сроки и контрольные точки. Стандарт одинаковый для обоих заводов, а ответственные и военкоматы у каждого свои.
После этого перешли на комплексное ведение «под ключ». Кадровые службы заводов передают нам сведения о событиях, мы ведём учёт обеих площадок и раз в месяц готовим для руководства короткий отчёт.
Сложности и решения
1. Разные формы на заводах. В Новосибирске карточки велись по устаревшей форме. Мы перевели учёт на актуальные формы и одновременно сверили каждую карточку с личным делом.
2. Внешние совместители. В Москве в учёте числились 7 сотрудников, для которых компания не основное место работы. Воинский учёт ведётся по основному месту работы, поэтому мы исключили их из учёта и оформили это документально.
3. Нужен ли освобождённый работник. На двух заводах на учёте 371 человек. Освобождённый работник по воинскому учёту требуется, когда на учёте 500 граждан и больше. Мы проверили численность по каждому заводу и зафиксировали, что учёт может вестись без отдельной штатной единицы.
4. Разница во времени. Новосибирск на четыре часа впереди Москвы, и сведения от местной кадровой службы приходили к концу московского дня. Мы закрепили за новосибирским заводом отдельного специалиста, который начинает работу раньше.
5. Прозрачность для руководства. Ответственность за состояние учёта остаётся за руководителем организации, поэтому директору важно видеть картину целиком. Мы сделали ежемесячный отчёт на одну страницу: численность на учёте, кадровые события, сроки передачи сведений и ближайшие сверки.
Час с HR-директором бесплатно
Продуктивный разговор о найме с HR-директором A2. Только для компаний от 20 сотрудников
Аналитика проекта
Заводы
| Завод | Сотрудников | Подлежат учёту |
|---|---|---|
| Москва | 318 | 236 |
| Новосибирск | 178 | 135 |
| Итого | 496 | 371 |
Что нашли при аудите
| Нарушение | Москва | Новосибирск |
|---|---|---|
| Карточки по устаревшей форме | 0 | 135 |
| Внешние совместители в учёте | 7 | 0 |
| Сведения о работнике устарели | 26 | 15 |
| Кадровые события не отражены в учёте | 11 | 17 |
До и после
| Показатель | До проекта | После проекта |
|---|---|---|
| Стандарт ведения учёта | свой на каждом заводе | единый для двух заводов |
| Срок отражения кадрового события | от 1 до 20 рабочих дней | 1 рабочий день |
| Отчёт для руководства | нет | ежемесячно |
| Замечания по итогам сверок | не сравнивались | 0 на обоих заводах |
Вторая таблица показывает, что заводы ошибались по-разному. В Москве проблемы были в составе учёта и в обновлении сведений, в Новосибирске в формах и в скорости отражения событий. Именно поэтому общий стандарт оказался полезнее, чем исправление ошибок по отдельности: он закрыл обе группы проблем сразу.
Что в итоге
За 6 недель «ВЕКА Рус» привела воинский учёт двух заводов к единому стандарту, перевела карточки на актуальные формы и исключила из учёта лишних сотрудников. Сверки в Москве и Новосибирске прошли без замечаний, а руководство теперь видит состояние учёта на одной странице. Дальше учёт ведём мы.
Главный вывод: у компании с несколькими заводами самый опасный режим учёта не «плохой», а «разный». Пока каждая площадка ведёт учёт по-своему, никто не может сказать, всё ли в порядке у компании в целом.
И второе. Руководителю, который отвечает за состояние воинского учёта, нужна не папка документов, а короткий регулярный отчёт. Он превращает учёт из риска в управляемый процесс.
Если у вас несколько площадок в разных регионах и учёт на них ведётся по-разному, напишите нам. Возьмём ведение воинского учёта на аутсорсинг и сведём его к единому стандарту.
